1 жовтня стартує четвертий квартал 2026 року, а для бухгалтерів, нотаріусів і адміністраторів офісів це ще й момент закрити справи за третій квартал і почати нові. Якщо відкласти це на потім, за тиждень-два доведеться шукати архівні бокси чи бланки в останній момент. Зібрали короткий чек-лист, що варто перевірити зараз, поки є час.
Чому початок кварталу, а не кінець року
Багато офісів звикли робити ревізію запасів раз на рік, ближче до грудня. Але саме початок кварталу, а не кінець року, найкращий момент здати в архів документи, що вже неактивні, і звільнити місце в шафах під нові справи. Це особливо стосується бухгалтерії й документообігу, де квартальна звітність задає природний ритм.
Невеликий плюс такого підходу: коли архівація відбувається щокварталу малими партіями, це займає годину-дві, а не цілий день перед аудитом чи перевіркою. Тому вересень-жовтень, це вдалий час пройтися коротким списком нижче.
Ще один аргумент саме на користь жовтня: до кінця року лишається три місяці, і саме зараз видно, яких витратних матеріалів реально не вистачає на квартал, а не орієнтуватись на запас "про всяк випадок", який потім місяцями лежить без діла.
Архівація документів за квартал, що закрився
Для документів, які вже не потрібні в поточній роботі, але мають зберігатися за законом, у Kubik є архівний бокс JOBMAX 80 мм від 28 грн, а для товстіших справ, ширші варіанти 100 мм (33 грн) і 150 мм (44 грн). Для великого обсягу зручний короб для архівних боксів KRAFT за 140 грн, він складає кілька боксів в один охайний ряд на стелажі.
Перед тим, як закрити справу в бокс, документи прошивають. Для цього знадобляться прошивна нитка (188 грн) і канцелярське шило (50 грн), звичний набір для будь-якого бухгалтера чи кадровика, який регулярно готує справи до здачі в архів.
Реєстратори і папки для нових справ
Паралельно з архівацією старого потрібно систематизувати нове. Класичний реєстратор ETALON А4 коштує від 78 грн і представлений у кількох кольорах, зручно розрізняти напрямки роботи за кольором корінця. Якщо документів багато і з обох боків, є двосторонній реєстратор на 2 кільця (135 грн) або на 4 кільця (150 грн) для товщих підшивок.
Щоб не гортати весь реєстратор у пошуках потрібного розділу, підійдуть цифрові розділювачі (від 50 грн) або алфавітні, від А до Я (120 грн), якщо справи впорядковані за прізвищами клієнтів чи партнерів.
Для менш об'ємних поточних справ вистачить простішої картонної папки-швидкозшивача "Справа" за 10 грн або папки на зав'язках за 14 грн, обидві добре тримають форму, навіть якщо папка лежить у стосі з іншими.
Бланки, які закінчуються непомітно
Бланкова продукція, це те, що зазвичай помічають, коли вона вже закінчилась. Варто перевірити запас видаткових накладних (60 грн за блок 100 аркушів), бланків рахунку (55 грн) і товарних чеків (35 грн). Для компаній з посиленим контролем звітності є окремий реєстр бланків суворої звітності за 75 грн, куди фіксують видані й використані бланки.
Краще перевірити залишки зараз, ніж посеред робочого дня виявити порожню шухляду і чекати на доставку, поки клієнт стоїть біля каси чи стійки адміністратора.
Штампи і печатки в робочому стані
Ще одна дрібниця, яку легко забути до моменту, коли вона реально потрібна: чи є в офісі робочий штамп "Сплачено", "До сплати" чи "Копія вірна". У Kubik є готові стандартні штампи з готовим текстом від 310 грн, а для тих, що вже є в офісі, варто просто оновити штемпельну фарбу за 26 грн, замість купівлі нового штампа через висохлу подушку.
Тим, хто щодня перераховує великі стоси паперу, наприклад, на видачі готівки чи при прийманні документів від клієнтів, знадобиться і простіша дрібниця: зволожувач для пальців за 95 грн, він же полегшує роботу з бюлетенями чи банкнотами, якщо в офісі бувають такі задачі.
Що обрати в Kubik
Для закриття кварталу і здачі справ в архів дивіться категорію архівних боксів і папок, а для нових справ, ширшу категорію папок, файлів та архіваторів, куди входять і реєстратори, і швидкозшивачі. Бланки видаткових накладних, рахунків і товарних чеків шукайте в категорії бланкової продукції, а штампи й фарбу, у штемпельній продукції.
Якщо не певні, скільки боксів чи бланків знадобиться на квартал, орієнтуйтесь на попередній період чи просто напишіть нам, і ми підкажемо приблизну кількість під ваш документообіг.
Самовивіз в Ірпені або доставка по Україні
Дрібниці на кшталт бланків чи штемпельної фарби легко забрати самовивозом в одному з двох магазинів Kubik в Ірпені день у день. Для більших замовлень, кілька боксів чи ящик реєстраторів, оформляємо доставку по всій Україні, зручно, коли офіс не в Ірпені чи Києві.
Ключові фрази для перевірки
- підготовка офісу до нового кварталу
- архівація документів офіс
- бланки для бухгалтерії
- архівні бокси для документів
- реєстратор для документів
Коментарів: 0